Verschiedene Formen des Ausbildungsnachweises
In Deutschland ist inzwischen auch die Bezeichnung Ausbildungsnachweis gebräuchlich. Der Auszubildende hat die Wahl zwischen dem Führen eines Berichtsheftes oder der Erstellung von einzelnen Berichtsblättern. Berichtsblätter können auch mit einem PC erstellt werden, müssen aber regelmäßig ausgedruckt werden. Das Berichtsheft wird während der Berufsausbildung von dem Auszubildenden geführt und dient dem Ausbilder als Steuerungs- und Kontrollinstrument. Gesetzlich geregelt ist das Führen eines Ausbildungsnachweises im Berufsbildungsgesetz und in der HwO (Handwerksordnung). Berufsspezifische Regelungen gibt es darüber hinaus in den jeweiligen Ausbildungsordnungen.
Am 10. März 2017 hat der Bundesrat dem „Gesetz zum Abbau verzichtbarer Anordnungen der Schriftform im Verwaltungsrecht des Bundes“ zugestimmt. Insgesamt 68 Gesetze und 114 Verordnungen wurden überarbeitet, u.a. auch das geltende Berufsbildungsgesetz und die Handwerksordnung. Ab sofort dürfen Auszubildende ihr Berichtsheft digital führen. Somit sind für die Erstellung des Ausbildungsnachweises zwei Varianten zulässig: Die elektronische Form und die Schriftform.
Die digitale Führung des Berichtsheftes hat den Vorteil, dass weder Papier noch Ordner gebraucht werden. Vom Ausbildenden gemachte Anmerkungen können sofort im digitalen Dokument Verwendung finden. Das Problem schwer lesbarer Schreibschriften ist damit auch erledigt. Eine vom Bund und von der Europäischen Union zur Verfügung gestellte Software ist das Online-Berichtsheft BLok, das vom Auszubildenden kostenfrei genutzt werden kann.
Noch entscheidet aber der jeweilige Betrieb zu Ausbildungsbeginn, in welcher Form das Berichtsheft vom Auszubildenden zu führen ist. Ob es schriftlich oder digital geführt werden muss, liegt also im Ermessensspielraum des Ausbildungsbetriebes.
Warum muss das Berichtsheft geführt werden?
Das sorgfältige Führen eines Berichtsheftes ist während der dualen Berufsausbildung für den Auszubildenden verpflichtend. Der Ausbilder dagegen muss den Ausbildungsnachweis regelmäßig kontrollieren und, wenn nötig, den Auszubildenden zur Führung des Berichtsheftes anhalten. Der Auszubildende soll mit dem Führen eines Berichtsheftes dazu angeleitet werden, seine bisher erworbenen Fähigkeiten und Kenntnisse und den Verlauf seiner Ausbildung aus persönlicher Sicht zu dokumentieren. Außerdem soll er sich kritisch mit dem Gelernten auseinander setzen. Deshalb muss sich das Berichtsheft am Ablauf der Ausbildung in der Berufsschule und im Betrieb ausrichten. So können v.a. die zur Überwachung der Berufsausbildung zuständigen Stellen jederzeit einen Einblick über den Stand und Erfolg der Ausbildung erhalten. Das ordnungsgemäß geführte Berichtsheft ist außerdem Zulassungsvoraussetzung für die Abschlussprüfung. Dem Auszubildenden muss Gelegenheit gegeben werden, den Ausbildungsnachweis während der Ausbildungszeit im Betrieb zu führen. Die erforderlichen Formblätter oder Nachweishefte müssen dem Auszubildenden kostenlos von den Ausbildenden zur Verfügung gestellt werden. Die Ausbildenden prüfen die Eintragungen in den Ausbildungsnachweisen mindestens monatlich und bestätigen die Vollständigkeit und Richtigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift. Wenn es eine entsprechende Vereinbarung gibt, kann die Berufsschule Einblick in den Ausbildungsnachweis nehmen.
Mindestanforderungen
Über die Mindestanforderungen hinaus kann der Ausbildende vom Auszubildenden weitere Nachweise verlangen, wie zum Beispiel Fachberichte. Zu den Mindestanforderungen für die Inhalte eines Ausbildungsnachweises gehören:
- Tägliche oder wöchentliche stichwortartige Angaben zur betrieblichen Ausbildung (praktisch und theoretisch) und Schulungen.
- Themen des Berufsschulunterrichts.
- Zeitliche Dauer der Tätigkeiten.
Wie wird nun ein Berichtsheft, bzw. ein Ausbildungsnachweis geführt?
Wichtig ist, das Berichtsheft regelmäßig zu führen. Ob täglich oder wöchentlich, kann der Auszubildende selbst entscheiden. Ein zeitnahes Ausfüllen ist immer besser als ein Vor-sich-herschieben dieser „Arbeit“. Die Erinnerungen sind noch frisch und müssen nicht mühsam aus dem Gedächtnis hervor gekramt werden. So werden die Aufzeichnungen nicht lückenhaft. Es ist also ratsam, das Berichtsheft täglich zu führen.
Auf jedem Blatt sollte der Name des Auszubildenden stehen, außerdem das Ausbildungsjahr und der Berichtszeitraum. In Stichworten wird aufgeschrieben, was im Berichtszeitraum gelernt wurde, welche Tätigkeiten ausgeführt wurden und wie lange sie dauerten, was an betrieblichen Fortbildungen oder Schulungen stattgefunden hat und die Themen des Berufsschulunterrichts. Es ist vorteilhaft, sich die betreffenden Fachausdrücke anzueignen, nicht nur um die Ausbildenden damit zu beeindrucken. Sie helfen dem Auszubildenden auch, die fachlichen Zusammenhänge besser zu verstehen.
Nicht nur die korrekten Arbeits- und Schulungszeiten sollen aufgeführt werde, sondern auch Fehlzeiten z.B. durch Urlaub oder Krankheit.
Monatlich sollte der Ausbildungsnachweis dem Ausbilder zur Kontrolle und Unterschrift vorgelegt werden. Es ist nützlich, sich im Kalender die Termine vorzumerken, an denen das Berichtsheft dem Ausbilder vorgelegt werden sollte.
Warum ist das korrekte Führen des Ausbildungsnachweises so wichtig?
Abgesehen davon, dass der Auszubildende vor dem Niederschreiben das Erlernte nochmals reflektieren muss, gibt das Berichtsheft den sachlichen und zeitlichen Verlauf der Ausbildung wieder. So kann der Prüfungsausschuss bei der mündlichen Prüfung erkennen, was während der Ausbildungszeit tatsächlich im Betrieb und in der Berufsschule gelehrt wurde, und wird das bei den Fragen entsprechend berücksichtigen.